Onboarding-Prozess: Mit Checkliste nie wieder etwas vergessen

Warum eine Checkliste für das Onboarding nutzen?

Eine Checkliste für den Ein Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter*innen wird von der Personalabteilung eines Unternehmens erstellt, um diese optimal auf ihre Arbeit vorzubereiten. Ziel ist es, die Kultur, Geschichte und Mission des Unternehmens zu vermitteln sowie die Erwartungen an die jeweilige Arbeitsstelle zu erklären und eine Grundausbildung anzubieten.

Eine Onboarding-Checkliste wird auch dafür verwendet, um alle erforderlichen Dokumente der neuen Mitarbeiter*in zu erfassen und zu überprüfen sowie den vollständigen Ablauf des Onboarding-Prozesses bestätigen zu lassen.

Ähnlich wie der Offboarding-Prozess, der austretende Mitarbeiter*innen beim Verlassen der Firma begleitet, ist das Onboarding essentiell dafür neue Kolleg*innen in der Firma zu begrüßen und willkommen zu heißen.

Das gehört in eine gelungene Onboarding-Checkliste

Ein effektives Onboarding mit Checkliste muss sicherstellen, dass neue Mitarbeiter*innen alle Informationen und Arbeitsmittel erhalten, die sie für einen gelungenen Start in ihre tägliche Arbeit benötigen. Ein erfolgreich geplanter Onboarding-Prozess besteht aus 3 Phasen: (I.) Die Vorbereitung, (II.) der erste Arbeitstag und (III.) die weitere Einarbeitung. Mit einer Checkliste kannst du die Phasen perfekt abdecken, und weißt immer was zu tun ist.

I. Die Vorbereitung

Das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beginnt lange vor dem ersten Arbeitstag. In der Vorbereitungsphase (Preboarding) kümmerst du dich um alles, was erledigt sein sollte, bevor der/die Neue bei dir zu Arbeiten anfängt. Es geht vor allem darum, Formalitäten zu regeln, den Arbeitsplatz vorzubereiten und den Einarbeitungsplan auszuarbeiten. In diesem Teil deiner Onboarding-Checkliste sollten sich folgende Punkte wiederfinden:

1. Formaliäten regeln

• Ist der Arbeitsvertrag von beiden Seiten unterzeichnet?
• Hat die Personalabteilung alle notwendigen Dokumente und Informationen erhalten? (z.B. Lohnsteuerkarte, Bankverbindung, Informationen zur Krankenversicherung)
• Welche Unterlagen müssen noch eingereicht werden, oder am ersten Arbeitstag mitgebracht werden?

2. Kontakt pflegen

• Hat die/derjenige alle wichtigen Informationen zum ersten Arbeitstag erhalten?
• Gibt es Onboarding-Material, wie das Mitarbeiterhandbuch, welches die/derjenige schon einmal zur Vorbereitung erhalten könnte?
• Gibt es eine Kleiderordnung über die der/die neue Mitarbeiter*in Bescheid wissen muss?
• Gibt es Veranstaltungen oder Termine, die relevant sind und zu die der/die Neue schon eingeladen werden kann?
• Kann das Unternehmen bei der Wohnungssuche helfen, falls der/die Mitarbeiter*in neu in die Stadt zieht?

3. Arbeitsplatz einrichten

• Ist der Zugang zum Arbeitsplatz gewährleistet? (Schlüssel, Zugangskarten, Ausweise)
• Wo wird die neue Kolleg*in sitzen?
• Ist ein Computer verfügbar und eingerichtet?
• Sind die E-Mail-Adresse und alle weiteren Systemzugänge beantragt? Müssen eventuell neue Lizenzen für bestimmte Programme dazugekauft werden?
• Sind Bildschirm, Stuhl, Maus, Tastatur und Büromaterialien (Stifte, Notizblöcke, etc.) vorhanden?
• Falls notwendig: Sind Firmentelefon, Firmenwagen und Visitenkarten vorhanden bzw. bestellt?
• Ist ein Willkommenspräsent besorgt worden?

4. Einarbeitungsplan erarbeiten

• Welche Aufgaben sollte die oder der Neue als Erstes kennenlernen und übernehmen?
• Braucht die neue Mitarbeiter*in interne oder externe Schulungen?
• Wer aus dem Team wird welche Kenntnisse und Prozesse vermitteln?
• Mit welchen Kolleg*innen aus der eigenen oder aus anderen Abteilungen, sowie externen Partnern, wird die/der Neue zusammenarbeiten? Wann wird er/sie sie kennenlernen?
• Wann soll das erste Feedbackgespräch stattfinden?

5. Kolleg*innen informieren

• Sind alle über den Neuzugang informiert?
• Wer wird ihre/seine Ansprechpartner*in?
• Sind alle Kolleg*innen über ihre Rolle bei der Einarbeitung informiert?

II. Der erste Arbeitstag

Von Beginn an soll das Unternehmen einen guten Eindruck machen. Der/Die neue Mitarbeiter*in soll sich wohlfühlen an ihrem neuen Arbeitsplatz. Deshalb sollten die folgenden sechs Punkte auf jeden Fall beachtet werden:

1. Begrüßung

Das Onboarding sollte am ersten Tag pünktlich beginnen. Wichtig ist, dass die zuständige Mitarbeiter*in auch Zeit hat und die Begrüßung nicht im Arbeitsstress unter den Tisch fällt. Es sollte auf jeden Fall festgelegt sein, wer die/ den Neuen am Empfang abholt und die erste Begrüßung übernimmt.

2. Gespräch mit Vorgesetzten

Die offizielle Begrüßung sollte vom Vorgesetzten erfolgen, so fühlt sich der/die Neue gleich wertgeschätzt. In einem ersten Gespräch kann Folgendes besprochen werden:

• Persönliche Fragen, um den/die Neue besser kennenzulernen
• Gegenseitige Erwartungen
• Ablauf des Onboardings
• Aktuelle Themen, die die Firma und Abteilung betreffen
• Vision, Mission, Werte, Unternehmenskultur
• Arbeitsschwerpunkte
• Fragen der neuen Mitarbeiter*in

3. Vorstellungsrunde und Rundgang im Unternehmen

Zumindesten die direkten Kolleg*innen sollten am ersten Arbeitstag vorgestellt werden. Anschließend kann ein Rundgang durchs Unternehmen erfolgen, damit er/sie weiß, wo sich alles befindet und sich besser orientieren kann.

4. Einweisung in den neuen Arbeitsplatz

Am meisten gespannt sind neue Mitarbeiter*innen auf ihren Arbeitsplatz. Hierbei sollten folgende Dinge erledigt werden:

• Übergabe des Willkommensgeschenks
• Einführung in die IT-Systeme (z. B. Laptop/PC, Telefon, wichtige Programme)
• Erklärung der internen Abläufe (z. B. Arbeitszeiten, Pausenregelung, Beantragung von Urlaub, Verhalten im Krankheitsfall)
• Erläuterung der Sicherheitsbestimmungen (Fluchtwege, Feuerlöscher, Verhalten im Brandfall)
• Übergabe von Schlüsseln, Zugangskarte, Firmenwagen, Firmentelefon, Visitenkarten

5. Mittagessen und Pausen

Am ersten Tag und in der gesamten ersten Woche, sollten neue Mitarbeiter*innen aktiv in den Kollegenkreis integriert werden. Gemeinsame Mittagessen und Pausen sind ideal für das gegenseitige Kennenlernen.

6. Abschlussgespräch

Am Ende des ersten Arbeitstags sollte der/die Vorgesetzte noch einmal das Gespräch mit dem/der Neuen suchen. Dabei können die folgenden Fragen geklärt werden:

• Wie ist der erste Eindruck?
• Wurden die Erwartungen erfüllt oder gab es andere Vorstellungen?
• Gibt es ungeklärte Fragen?

Jetzt kann auch der weitere Einarbeitungsplan für die nächsten Tage und Wochen besprochen werden, wenn dies noch nicht geschehen ist.

III. Die weitere Einarbeitung

Mit dem ersten Arbeitstag ist das Onboarding nicht vorbei. Die Einarbeitungsphase erstreckt sich über die gesamte Probezeit. Deshalb gehört ein ausgearbeiteter Einarbeitungsplan mit Zeitplan zum Onboarding-Prozess dazu und in die Checkliste. Diese Punkte sollten hier nicht fehlen:

1. Übernehmen von Aufgaben und Verwantwortlichkeiten

Schritt für Schritt übernimmt der/die neue Mitarbeiter*in alle Aufgaben und Verantwortlichkeiten für ihre Stelle.

2. Besuchen von Einführungsveranstalungen

In größeren Unternehmen lohnt es sich Einführungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter*innen zu veranstalten, damit sie die unterschiedlichen Abteilungen und teams besser kennenleren.

3. Fördern des Teambuildings

Ein Neuzugang verändert meistens die Dynamik im team. Damit das Team gestärkt aus der Phase der Veränderung hervorgeht, können verschiedene Teambuilding-Maßnahmen (Team Coaching, Indoor- oder Outdoor-Aktivitäten) ergriffen werden.

4. Treffen von Zielvereinbarungen

Arbeitsziele zu vereinbaren hilft beiden Seiten, die Erwartungshaltung an die Arbeit des/der Neuen abzustecken.

5. Führen von Feedbackgesprächen

Damit es am Ende der Probezeit nicht zu unangenehmen Überraschungen für beide Seiten kommt, sollten regelmäßig Feedbackgespräche stattfinden.

Mobile App für das Onboarding mit Checkliste nutzen

Ein guter Onboarding-Prozess fördert das Engagement, die Zusammenarbeit und die Bindung der Mitarbeiter*innen. Mit dem Wachsen des Unternehmens wird es immer schwieriger, einen Onboarding-Prozess auf hohem Niveau aufrechtzuerhalten. Die Verwendung einer digitalen Onboarding-Checkliste von Lumiform hilft in dieser Situation.

Mit der mobile App von Lumiform führst du Onboarding-Prozesse einfach per Tablet oder Smartphone durch – online oder offline. Mit der Desktop-Software erstellst du eine Onboarding-Checkliste und wertest später die gesammelten Daten aus. Dadurch kannst du den Orientierungsprozess optimieren und ein einheitliches, hochwertiges Onboarding-Erlebnis schaffen. Digitalisiere deinen internen Onboarding-Prozess Checklisten mit Lumiform:

• Der flexible Formular-Baukasten hilft dir jede Papierliste innerhalb weniger Minuten in digitale Checklisten umzuwandeln.
• Generiere Echtzeit-Daten über interne Prozesse. Damit wird Qualität und Sicherheit messbar gemacht und du kannst anhand von Daten stetig Prozesse optimieren.
• Berichte werden automatisch erstellt – das spart die komplette Nachbereitung.
• Steigere die Effizienz deiner internen Prozesse: Durch effizientere Kommunikation innerhalb des Teams und mit dem Management sowie dem schnelleren Melden von Schwierigkeiten löst du auftretende Probleme bis zu 4x schneller als zuvor.
• Spare Zeit durch die einfachere Analyse aller Daten aus der Onboarding-Checkliste und schnellere Identifizierung von Bereichen, die deine Aufmerksamkeit benötigen.